Pravidla efektivní e-mailové komunikace

Je možné zjednodušit e-mailovou komunikaci?

E-mailová korespondence přebrala úlohu nejdůležitější formy komunikace ve firmách i v soukromí. V práci jde o nejdůležitější komunikační kanál. Každý den se prokousáváte desítkami či stovkami e-mailů a další sami píšete. Také vás rozčilují e-maily, které přicházejí a nemají pro vás žádnou hodnotu? E-maily, které jsou nepřehledné, které musíte celé pročítat a na konci zjistíte, že v nich je pouze jedna důležitá informace? Jak zajistit, aby byla e-mailová komunikace efektivní a nekradla čas a energii?

Řiďte se následujícími základními pravidly. Pokuste se pravidla zavést do firemní e-mailové kultury.

Pravidla efektivní e-mailové komunikace

1. PŘEDMĚT
2. ADRESÁT
3. KOPIE
4. ODPOVĚDĚT VŠEM
5. PŘEPOSÍLÁNÍ
6. ODPOVĚĎ DO 2 DNŮ
7. DŮLEŽITÉ
8. STRUČNOST
9. JEDEN E-MAIL = JEDNA INFORMACE
10. PŘÍLOHY
11. POTVRZENÍ PŘÍJMU A SPLNĚNÍ
12. PODPIS

1. PŘEDMĚT

Předmět je nejdůležitější část e-mailu. Podle předmětu příjemce:

• usuzuje na obsah e-mailu
• přiděluje mu důležitost
• hledá související informace

Správný předmět:

• stručný - často není vidět celý
• výstižný, aby bylo zřejmé, o co jde
• je vodítkem k pochopení obsahu, požadavku, přidělení důležitosti
• e-mail bez předmětu neposílejte, příjemce naštve

2. ADRESÁT

• e-mail posílejte opravdu jen lidem, nebo skupinám, kterých se týká
• pokud posíláte e-mail více lidem, vysvětlete hned v první větě, koho přesně se týká a proč
• pokud rozesíláte e-maily více lidem a nechcete ostatním zpřístupnit jejich adresy, vytvořte si skupinu adresátů a zadejte ji jako celek, předejdete nepříjemnostem a řešením stížností

3. KOPIE

• kopie znamená, že e-mail posíláte pouze „Na vědomí“ nebo „Pro informaci“
• od osob v kopii neočekáváte žádnou odpověď ani spolupráci, pokud ano, dejte je do pole „Komu“
• lidem v kopii šetříte čas, protože jim bude jasné, že se od nich neočekává žádná aktivita

4. ODPOVĚDĚT VŠEM

• používejte pouze ve výjimečných případech
• pokud použijete tuto funkci, raději si projděte všechny adresáty, abyste nebyli překvapení, kdo všechno odpověď dostane

5. PŘEPOSÍLÁNÍ

• umazávejte nepotřebný text
• odstraňujte zbytečné přílohy
• celý text přepošlete pouze v případě, že do diskuze je vtažen nový účastník, dostanete ho tak „do obrazu“

6. ODPOVĚĎ

• snažte se odpovědět nejpozději do 2 dnů
• pokud někdo dlouho neodpovídá vám, neposílejte řadu dotazů, co je s odpovědí, efektivnější bude zatelefonovat

7. DŮLEŽITÉ

• když budete takto označovat každý e-mail, nebude adresát číst žádný
• označením pomáháte v rychlejší orientaci mezi e-maily, dáváte mu prioritu
• označením sdělujete adresátovi, jak rychle má reagovat

8. STRUČNOST

• sdělení pište krátce, výstižně
• sdělujte pouze relevantní informace
• pište v odrážkách nebo v krátkých odstavcích
• šetříte tak čas sobě i adresátovi, jak psát krátce si můžete nastudovat v nástroji Zbytečné mluvení a psaní

9. JEDEN E-MAIL = JEDNA INFORMACE

• v jednom e-mailu posílejte pouze jednu informaci nebo informace spolu související
• e-mail se snadněji přeposílá
• jednoduše se z něj udělá položka do seznamu úkolů
• usnadníte dohledávání

10. PŘÍLOHY

• používejte standardní formáty
• objemné přílohy neposílejte, ukládejte je do úložiště dat
• pokud má příloha pouze pár řádků, dejte ji raději do těla e-mailu

11. POTVRZENÍ PŘÍJMU A SPLNĚNÍ

• vždy potvrzujte žádost o schůzku
• potvrzujte příjem a splnění úkolu, ušetříte tím čas odesílateli
• u e-mailů s důležitými informacemi, kde potřebujete mít jistotu, že adresát informace obdržel, si vyžádejte potvrzení, předejdete případnému dohadování v budoucnu

12. PODPIS

• u formálních pracovních e-mailů používejte celý podpis, který obsahuje titul, jméno, příjmení, funkci, název společnosti, a pouze kontakty, na kterých vás adresát zastihne
• při komunikaci uvnitř firmy stačí zkrácený podpis v podobě jména nebo jména a příjmení

Zlepšení práce s e-maily dosáhnete také s nástroji E-mailové schránky a Třídění e-mailů a systém složek.