Pravidla pro e-mailovou komunikaci

Pravidla pro e-mailovou komunikaci

E-mail se stal součástí našeho života. Jak jej však udržet pod kontrolou a nestát se jeho otrokem? V následucím textu naleznete několik tipů, které vám mohou pomoci.

Jedná se maximalistickou variantu pravidel e-mailové komunikace, je jen na vás, jak si je upravíte. Ideálně dle potřeb vaší společnosti a firemní kultury.

  1. E-maily formulujte zdvořile. Jsou vizitkou firmy a vizitkou osoby, která je posílá.
  2. Vždy uvádějte předmět e-mailu. Stručně shrňte obsah mailu nejvýše do 5 slov. Při stahování e-mailů na mobil se dlouhé názvy se nezobrazí celé.
  3. E-mail posílejte jen tomu, koho se skutečně týká. Neposílejte ho lidem, pro které nejsou dané informace relevantní. Připravujete je o čas.
  4. Do pole adresáta „Komu“ uvádějte osobu, od které očekáváte aktivitu (reakci, splnění).
  5. Do pole „Kopie“ uvádějte osoby, kterým e-mail zasíláte v nutném případě pouze na vědomí. Od lidí v kopii se neočekává žádná aktivita.
  6. Příjemce oslovujte v 5. pádě, tj. Vážený pane Nováku.
  7. Oslovení adresáta: Vážený(á) pane(í) Staňku (Staňková),… Dobrý den, paní Nováková, … (za přáním dobrého dne se píše čárka), Vážení, (pouze ve výjimečných případech, oslovení je neosobní).
  8. Uzavření e-mailu: S pozdravem ..., S přáním příjemného dne ..., Přeji Vám hezký den.
  9. Funkci „Odpovědět všem“ používejte uváženě, pouze v nutných případech. Pokud funkci použijete, zkontrolujte před odesláním osoby v poli „Komu“, abyste nebyli překvapeni, kdo všechno váš e-mail obdrží.
  10. Při přeposílání umazávejte zbytečný text a přílohy. Před odesláním zkontrolujte, co vše je v e-mailu napsáno z předchozí komunikace. Sdílení některých informací může být problematické.
  11. Pokud situace nevyžaduje okamžitou odpověď, odpovídejte nejpozději do 2 dnů. Pokud nejste schopni odpověď odeslat do 2 dnů, pošlete omluvný e-mail s uvedením termínu odpovědi. Odesílateli tím dáváte najevo, že je pro vás důležitý.
  12. Příznaky „Důležité“ a „Naléhavé“ označujte pouze skutečně důležité a naléhavé e-maily. V běžné korespondenci tyto příznaky nepoužívejte. Při nadměrném používání příznaků ztratí pro adresáta svůj význam.
  13. Sdělení pište stručně, nejlépe v odrážkách nebo krátkých odstavcích. Vhodná délka e-mailu je do 10 řádků (10 vět). Dlouhé e-maily adresáta odradí a většinou je nikdo nečte.
  14. Dodržujte českou gramatiku. U externích e-mailů nepoužívejte neznámé zkratky, emotikony a nesrozumitelný slang, e-mail potom působí neprofesionálně.
  15. Důležité informace zvýrazněte tučně nebo podtržením. Nepoužívejte mnoho vykřičníků a pouze jen velká písmena. Působí nátlakově a negativně.
  16. V jednom e-mailu uvádějte pouze jednu informaci nebo informace s ní související. Zajistíte přehlednost a snadné dohledávání v budoucnu.
  17. Přílohy vždy logicky pojmenujte. Doporučený formát: název verze datum. Např. Pravidla komunikace v01 20120910. Opět zajistíte přehlednost a snadné dohledávání.
  18. U příloh používejte standardní formáty. Nestandardní formáty nemusí adresát otevřít.
  19. Přílohy posílejte do velikosti 3 MB. Větší pouze po dohodě s příjemcem. Velké přílohy zmenšujte nebo ukládejte do úložiště dat.
  20. Nepřeposílejte hromadné e-maily.
  21. Vždy potvrzujte žádost o schůzku.
  22. Vždy potvrzujte příjem a splnění úkolu.
  23. U zasílání důležitých informací si vyžádejte potvrzení o přečtení.
  24. V případě nepřítomnosti aktivujte automatickou „Odpověď v nepřítomnosti“. Nápovědu najdete zde.
  25. Vždy připojte podpis.

U interní komunikace ve tvaru: jméno, funkce, telefon

  • Jana Kaněvová
  • garant
  • M: 731 187 369

U externí komunikace ve tvaru:

  • Titul, jméno, příjmení
  • Funkce
  • Brain Tools Group, s.r.o.
  • Jaromírova 291/32
  • 779 00 Olomouc
  • M: +420 xxx xxx xxx
  • T: +420 xxx xxx xxx
  • E: xxxxxx@braintools.cz
  • www.braintools.cz

Nápovědu najdete na vytvoření podpisu v MS Outlook najdete zde.

Další články »

© 2014-2017, BRAIN TOOLS GROUP s.r.o. osobní a profesní rozvoj a diagnostika

Realizace: LOTOFIDEA s.r.o.